Administración, legales y compliance: el verdadero sistema inmunológico de una ONG

Natalia Tedesco, Directora de Operaciones de Civic House

En el sector social hablamos mucho de misión e impacto, pero poco de lo que lo hace posible: la estructura administrativa, contable y legal. En América Latina, donde el escrutinio y los controles crecen y los recursos suelen ser escasos, esa “trastienda administrativa” no es un detalle, para Civic House es infraestructura crítica.

En esta entrevista, Natalia Tedesco, Directora de Operaciones de Civic House, cuenta su recorrido del sector privado a la sociedad civil y explica por qué, sin sistemas y equipos sólidos, el impacto se vuelve vulnerable (y a veces, insostenible). Una conversación directa sobre profesionalización, orden y una idea incómoda: sin excelencia operativa, el impacto tiene fecha de vencimiento.

Gastón: Natalia, contame: estudiaste ciencias económicas y trabajaste en el sector privado. ¿Cómo llega una contadora a trabajar en la sociedad civil?

Natalia: Me recibí de contadora pública en la Universidad de Buenos Aires. Antes de recibirme, ya estaba trabajando en el sector privado: pasé por estudios contables chicos y después trabajé como auditora en una de las “Big 4” globales. Fui probando distintos rubros porque había algo que no me terminaba de convencer.Aunque vengo de económicas, siempre me interesó lo social y sentía que había algo que me faltaba. De hecho, en un momento dejé la carrera porque no me gustaba: pensaba: “¿qué voy a hacer? ¿Ayudar a que otra persona gane plata? ¿Para qué?” Una psicóloga me ayudó mucho y me hizo una pregunta simple: “¿Y si empezás a trabajar en una ONG?”. Al principio hice la pregunta típica de quien no conoce el sector: “¿se paga?”. Y sí, claro, no es solo voluntariado. Una cosa llevó a la otra: una amiga estaba vinculada a una ONG chica, empecé ahí… pero me quedó chica y volví al “deber ser” de la contadora: multinacional, auditoría, carrera corporativa. Y al rato me di cuenta de que no: lo mío era lo social. Ahí apareció Civic House. Me costó mucho volver al mundo social, pero terminé volviendo.

Gastón: ¿Y qué encontraste cuando llegaste a Civic House, tras pasar del sector privado?

Natalia: Fue rarísimo en el buen sentido. Encontré personas con muchísimo sentido social y un muy buen trato humano, algo que en el sector privado yo no estaba viviendo. Y, al mismo tiempo, encontré algo que me voló la cabeza: ganas de “emprender” en lo social, con una ambición institucional de crecer, crecer, crecer. Cuando entré, y siempre cuento lo mismo, no teníamos ni nombre. Civic House se estaba armando y éramos desde hace mucho tiempo Asoc. Civil Res Non Verba y dábamos apoyo a iniciativas en la intersección entre la tecnología y el impacto. Era empezar de cero y construirlo todo. Me acuerdo de que una de mis primeras preguntas fue: “¿A dónde vamos?”. Había una idea, pero faltaba darle forma.

Gastón: Con tu expertise, ¿cómo estaba la organización en materia administrativa, legal y contable cuando llegaste? ¿Qué decisiones tomaste?

Natalia: En ese momento, la organización dependía muchísimo de terceros externos. Y muchas veces esos terceros no terminaban de entender qué era Civic House, hacia dónde quería ir, ni qué estaba buscando construir. En profesiones “duras” como contabilidad y derecho, cuando estás afuera, es muy fácil que lo primero que escuches sea el “no”: “no se puede”, “no se puede”, “no se puede”. Pero con un equipo emprendedor, eso es difícil: no podés construir solo con negativas. Esto frenaba el modelo de lo que queríamos ser. Estar adentro cambia todo: podés desarmar ese “no” y convertirlo en un “sí”, en un “tal vez” o en un “probemos por este lado”. Una parte grande de mi rol es ser ese puente: traducir entre la lógica de Civic House y la rigidez externa. Esa traducción ayuda muchísimo al crecimiento. Y también te permite construir desde lo que la organización necesita y busca, no desde afuera.

Gastón: Muchas organizaciones ven la administración como “algo que hay que hacer”, y lo importante sería lo programático, la misión. ¿En qué crees que Civic House es diferente en esa visión?

Natalia: Es muy común que no se valore el expertise administrativo. Yo vi casos extremos: en una ONG donde trabajé, mi reemplazo como contadora fue una fotógrafa que hacía la parte contable. Esa organización hoy no existe más.Cuando lo administrativo se trata como “lo hacemos como podemos”, no podés crecer. Te encontrás con los “no” de contadores, abogados y bancos, puertas cerradas y riesgos permanentes. En cambio, si tenés equipos adentro que entienden el propósito y le ponen estructura, podés empujar lo que la organización quiere lograr. Eso es la base para crecer y sostener el impacto.

Gastón: Si tuvieras que describir problemas concretos de la gestión administrativa, contable y legal de ONGs en Argentina, México y Colombia, ¿cuáles serían los más comunes? ¿Y cómo Civic House los resuelve?

Natalia: Lo primero es que muchas organizaciones lo hacen “en su tiempo libre”, “como pueden”, atado con alambre, como decimos en Argentina. Eso deja a la organización estancada y la expone.Además, en América Latina estamos cada vez más bajo la lupa. Hay controles constantes del Estado y también de donantes. Y existe un prejuicio muy instalado: “¿qué hacen con la plata?”, “¿lavan dinero?”. Entonces, si no tenés papeles en orden, estructura y procesos, te metés en un problema, aun cuando no hayas hecho nada malo.En México, por ejemplo, muchas organizaciones pierden la donataria autorizada por cuestiones administrativas: no por mala fe, sino por falta de estructura y orden.Otro problema grande es el control del gasto: entra dinero, se celebra y se ejecuta el proyecto, y esa falta de gestión puede fundir una organización. Y ligado a esto, la dependencia financiera también es riesgosa: depender solo de donaciones individuales o de un único gran donante es una fragilidad. Hay que diversificar, pero estar atentos a los costos reales de cada proyecto que se ejecuta. En Civic House, la estructura justamente acompaña a las iniciativas en contabilidad, legal, recursos humanos, reportes y gestión: con herramientas como seguimiento de cashflow, reportes a donantes, y un orden operativo que permite que la organización se enfoque en su objetivo, sin perder control ni exponerse. De todos modos, esto no reemplaza el criterio financiero y la toma de decisiones de los líderes. Lo operativo ayuda a contar con más herramientas para una mejor toma de decisiones.

Gastón: Contame cómo está constituido el equipo de Operaciones/Legales y qué perfiles hay.

Natalia: Lo fuimos construyendo con el tiempo, aprendiendo qué necesitábamos para crecer. Al principio éramos dos armando todo, y después se fue ampliando.Hoy tenemos responsables por país: Argentina, México y Colombia. En Argentina, donde tenemos mayor volumen de operaciones, también contamos con apoyo adicional. Tenemos dos abogadas para la parte legal, una persona a cargo de recursos humanos, otra de reportes… Se fue armando un equipo con roles claros. Los perfiles son variados: desde psicólogas especialistas en recursos humanos hasta licenciadas en administración, economía y futuras actuarias. Y aunque muchas venimos de “económicas”, hay una pata social muy fuerte. Entendemos que nuestro trabajo contribuye directamente al fin social y eso es lo que motiva.

Gastón: ¿Cuáles son las consultas más comunes que recibís de las organizaciones dentro de Civic House?

Natalia: Las que operan en Argentina muchas veces preguntan por la economía y qué puede pasar. Por eso hacemos reuniones trimestrales de macroeconomía con las organizaciones para interpretar el contexto.Después hay muchísimas dudas técnicas, contables o legales: “el donante me pide tal cosa y no entiendo”, “¿qué significa esto?”, “¿cómo hago este trámite?”. Ahí volvemos a lo mismo: traducimos un lenguaje que a veces es excluyente y para nosotras se resuelve, pero para la organización puede ser un bloqueo.También pasa al revés: nosotras detectamos que una organización necesita seguimiento o reportes y no le está prestando atención; entonces acompañamos proactivamente.  También hacemos proyecciones: “¿cómo miro los gastos hacia adelante?”, “Tengo un desfasaje financiero, ¿cómo lo ordeno?”.

Gastón: Última: a los donantes les interesa apoyar el impacto temático, pero es raro que financien “excelencia administrativa/contable/legal”. ¿Cómo le explicarías a un donante por qué es estratégico financiar mejoras en la estructura administrativa y legal?

Natalia: Primero, porque sin una estructura sólida es muy probable que una organización no crezca o, directamente, se caiga: por una auditoría, por no responder a demandas administrativas o incluso por quedar mal con donantes.Y segundo, porque cuando no hay equipo administrativo, lo que pasa es que todos hacen un poquito: la directora, la coordinadora, alguien “que sabe Excel”… y entonces sacás de foco a las personas que deberían estar liderando la misión. Eso reduce el impacto real y profundo que podrían generar. Además, cuando lo operativo no está organizado, se incrementa el riesgo de errores. Por eso, es clave que exista un equipo administrativo sólido: permite que la organización se enfoque en el impacto y, al mismo tiempo, reduce riesgos y mejora la sostenibilidad.

Gastón: ¿Algo más que quieras agregar?

Natalia: Sí. Un lugar como Civic House es difícil de encontrar. Yo tuve la suerte de que en Civic entendieran la importancia de tener una contadora y un equipo de administración adentro. Y después entendieron que hacía falta una abogada, y hoy tenemos dos; que hacía falta Recursos Humanos, y también lo sumamos. Para mí fue una suerte encontrar una organización que le da importancia a estas cosas. Y gracias a eso pudimos seguir creciendo.

Si te intereso la nota que quieres ponerte en contacto con Natalia puedes escribirle a natalia@civic.house